- Bước 1: Đầu năm học, cơ sở giáo dục mầm non (bao gồm công lập và ngoài công lập) phải tổ chức phổ biến, thông báo rộng rãi và hướng dẫn cho cha mẹ (hoặc người giám hộ, người nhận nuôi) trẻ em năm tuổi thuộc đối tượng được hưởng chính sách viết và gửi đơn đề nghị hỗ trợ tiền ăn trưa;  
- Bước 2: Cha mẹ (hoặc người giám hộ, người nhận nuôi) trẻ em năm tuổi khi đến nộp đơn tại cơ sở giáo dục mầm non phải xuất trình bản gốc kèm theo bản sao các loại giấy tờ quy định về hồ sơ xét cấp tại Khoản 1, Điều 4,  Thông tư TTLT số 29/2011/TTLT-BGDĐT-BTC, ngày 15 tháng 7 năm 2011 của liên Bộ Giáo dục và Đào tạo và Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện chi hỗ trợ ăn trưa cho trẻ em năm tuổi ở các cơ sở giáo dục mầm non theo quy định tại Quyết định số 239/QĐ-TTg ngày 09 tháng 02 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án Phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi giai đoạn 2010 - 2015 (sau đây gọi tắt là TTLT số 29/2011). Người nhận hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu bản sao với bản gốc, ký xác nhận đã đối chiếu bản sao với bản gốc và ghi rõ họ tên vào bản sao để đưa vào hồ sơ.
- Bước 3: Trong vòng 45 ngày, kể từ ngày 01 tháng 9 hàng năm, cơ sở giáo dục mầm non lập danh sách trẻ được đề nghị cấp tiền hỗ trợ ăn trưa theo từng đối tượng (biểu mẫu theo Phụ lục 2) gửi UBND dân cấp xã nơi cơ sở giáo dục mầm non đóng, kèm theo hồ sơ xét cấp hỗ trợ ăn trưa.
- Bước 4: Trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, UBND dân cấp xã có trách nhiệm thẩm tra, ký tên đóng dấu xác nhận danh sách trẻ theo từng đối tượng hưởng chính sách và gửi lại cho cơ sở giáo dục mầm non. Trường hợp nếu có trẻ được bổ sung thêm hoặc bị loại khỏi danh sách, phải ghi rõ họ tên và lý do được bổ sung hoặc bị loại khỏi danh sách.
- Bước 5: Trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ khi nhận được xác nhận của UBND dân cấp xã, cơ sở giáo dục mầm non làm công văn đề nghị kèm danh sách và hồ sơ xác nhận của UBND dân cấp xã gửi về phòng Giáo dục và Đào tạo cấp huyện để tổng hợp, xét duyệt.
- Bước 6: Trong vòng 10 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ cơ sở giáo dục mầm non gửi, phòng Giáo dục và Đào tạo tổ chức thẩm định hồ sơ, xét duyệt danh sách và thông báo lại cho cơ sở giáo dục mầm non, đồng thời tổng hợp theo biểu Phụ lục 3 gửi cơ quan tài chính cùng cấp trình UBND dân cấp huyện xét duyệt, làm cơ sở lập dự toán kinh phí; đồng thời gửi báo cáo sở tài chính, Sở Giáo dục và Đào tạo. 
- Bước 7: Trong vòng 15 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ báo cáo của UBND dân cấp huyện, sở tài chính chủ trì phối hợp với Sở Giáo dục và Đào tạo tổng hợp toàn tỉnh (biểu mẫu theo Phụ lục 4) để lập dự toán ngân sách, đồng thời gửi báo cáo về Bộ Tài chính và Bộ Giáo dục và Đào tạo.
 

a) Thành phần hồ sơ:
- Đối với trẻ em trong độ tuổi năm tuổi đang học tại các cơ sở giáo dục mầm non có cha mẹ thường trú tại các xã biên giới, núi cao, hải đảo và các xã có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; hồ sơ gồm có:
+ Đơn đề nghị hỗ trợ tiền ăn trưa (mẫu đơn theo phụ lục 1) của cha, mẹ hoặc người giám hộ trẻ năm tuổi hoặc người nhận nuôi trẻ; 
+ Giấy khai sinh (bản sao); 
+ Sổ đăng ký hộ khẩu thường trú của hộ gia đình (bản sao).
- Đối với trẻ em trong độ tuổi năm tuổi học tại các cơ sở giáo dục mầm non mồ côi cả cha lẫn mẹ, không nơi nương tựa; hồ sơ gồm có:
+ Đơn đề nghị hỗ trợ tiền ăn trưa (mẫu đơn theo phụ lục 1) của cha, mẹ hoặc người giám hộ trẻ năm tuổi hoặc người nhận nuôi trẻ; 
+ Giấy khai sinh (bản sao); 
+ Bản sao Quyết định về việc trợ cấp xã hội của Chủ tịch UBND dân huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là UBND dân cấp huyện) hoặc  bản sao một trong các giấy tờ sau:
- Quyết định của UBND dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND dân cấp xã) nơi trẻ cư trú về việc cử người giám hộ hoặc đề nghị tổ chức làm người giám hộ cho trẻ;
- Biên bản của Hội đồng xét duyệt cấp xã nơi trẻ cư trú;
- Biên bản xác nhận của UBND dân cấp xã về tình trạng trẻ bị bỏ rơi hoặc trẻ mồ côi cả cha lẫn mẹ;
- Đơn nhận nuôi trẻ em mồ côi, trẻ em bị bỏ rơi có xác nhận của UBND dân cấp xã nơi trẻ cư trú hoặc quyết định công nhận nuôi con nuôi của UBND dân cấp xã.
- Đối với trẻ em trong độ tuổi năm tuổi học tại các cơ sở giáo dục mầm non bị tàn tật, khuyết tật có khó khăn về kinh tế; hồ sơ gồm có:
+ Đơn đề nghị hỗ trợ tiền ăn trưa (mẫu đơn theo phụ lục 1) của cha, mẹ hoặc người giám hộ trẻ năm tuổi hoặc người nhận nuôi trẻ; 
+ Giấy khai sinh (bản sao); 
+ Giấy xác nhận của bệnh viện cấp huyện hoặc của Hội đồng xét duyệt cấp xã nơi trẻ cư trú (bản sao).
- Đối với trẻ em trong độ tuổi năm tuổi đang học tại các cơ sở giáo dục mầm non có cha mẹ thuộc diện hộ nghèo theo quy định hiện hành của Nhà nư¬ớc, không thuộc các xã quy định tại Khoản 1 Điều 2, TTLT số 29/2011; hồ sơ gồm có:
+ Đơn đề nghị hỗ trợ tiền ăn trưa (mẫu đơn theo phụ lục 1) của cha, mẹ hoặc người giám hộ trẻ năm tuổi hoặc người nhận nuôi trẻ; 
+ Giấy khai sinh (bản sao); 
+ Giấy chứng nhận hộ nghèo do UBND dân cấp xã cấp (bản sao).
b) Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.
 

 Trẻ em trong độ tuổi năm tuổi đang học tại các cơ sở giáo dục mầm non mồ côi cả cha lẫn mẹ không nơi nương tựa hoặc bị tàn tật, khuyết tật có khó khăn về kinh tế. Cụ thể: 
+ Trẻ em trong độ tuổi năm tuổi học tại các cơ sở giáo dục mầm non mồ côi cả cha lẫn mẹ, không nơi nương tựa; 
+ Trẻ em trong độ tuổi năm tuổi học tại các cơ sở giáo dục mầm non bị tàn tật, khuyết tật có khó khăn về kinh tế;
Trẻ em trong độ tuổi năm tuổi đang học tại các cơ sở giáo dục mầm non có cha mẹ thuộc diện hộ nghèo theo quy định hiện hành của Nhà nư¬ớc, không thuộc các xã quy định tại  Khoản 1 Điều 2, TTLT số 29/2011. Chuẩn nghèo được thực hiện theo quy định của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt theo từng thời kỳ (Hiện nay thực hiện theo Quyết định số 09/2011/QĐ-TTg, ngày 30/01/2011 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành chuẩn hộ nghèo, hộ cận nghèo áp dụng cho giai đoạn 2011-2016).